Temat bezpiecznego przewożenia sprzętu biurowego, różnych urządzeń elektronicznych i poufnej dokumentacji odgrywa kluczową rolę przy zmianie lokalizacji firmy. Dbałość o to, żeby wszystkie komputery, drukarki i segregatory dotarły w nienaruszonym stanie, jest tak samo istotna, jak zapewnienie płynności działania biura zaraz po przeprowadzce.
Przeprowadzka biura – transport
Przenoszenie firmy w inne miejsce stanowi spore wyzwanie logistyczne, a główne zagadnienie to bezpieczne dowiezienie wyposażenia do nowego lokalu. Profesjonalne planowanie tego procesu polega na stworzeniu spisu mienia oraz ustaleniu, które przedmioty wymagają specjalnych metod zabezpieczenia. Sprzęt biurowy jest często nie tylko cenny, ale i wrażliwy na wstrząsy i zabrudzenia, co oznacza, że ewentualne zaniedbanie może skończyć się długim przestojem w funkcjonowaniu firmy. Równie ważne jest dbanie o odpowiednie oznakowanie kartonów, tak aby ładowanie i rozładowanie przebiegało systematycznie.
Na czym polega transport sprzętu biurowego?
Transport sprzętu biurowego zasadniczo różni się od przewożenia mebli czy innych towarów o mniej wrażliwej konstrukcji. Urządzenia elektroniczne są złożone z delikatnych podzespołów, a wstrząsy lub nieodpowiednie warunki (choćby nadmierna wilgoć) mogą negatywnie wpłynąć na ich pracę. W przypadku komputerów lub drukarek właściwe pakowanie wymaga wykorzystania przystosowanych kartonów z piankową, lub tekturową wytłoczką. Jest to potrzebne, aby unieruchomić zawartość i ograniczyć możliwość przesuwania się jej wewnątrz pudła. Celem jest uniknięcie gwałtownych zderzeń z innymi pakunkami lub ściankami pojazdu. Warto też zadbać o schowanie kabli w osobnych woreczkach i oznaczyć je tak, aby łatwo było można przywrócić funkcjonalność systemu w nowej lokalizacji.
Jak zabezpieczyć drukarki i komputery podczas przeprowadzki firmy?
Drukarki, zwłaszcza modele laserowe czy wielofunkcyjne wymagają szczególnej ostrożności. Zanim nastąpi transport, należy wyłączyć drukarkę, odłączyć okablowanie i – w miarę możliwości – wyjąć toner albo kartridż, a także tace na papier. Każdy zdemontowany element powinien zostać osobno zapakowany i opisany. Komputery stacjonarne należy wyłączyć i odłączyć od zasilania. Jednym z ważnych kroków jest rozłączenie wszystkich przewodów i schowanie ich do jednego woreczka, do którego można dołączyć karteczkę z nazwą właściciela stanowiska. Monitor należy starannie owinąć folią bąbelkową i umieścić w kartonie z ochronną wyściółką.
Jak przewozić wrażliwe dane i dokumenty papierowe podczas relokacji biura?
Dokumentacja papierowa często stanowi kluczowe zasoby firmy, zawierając umowy, akta osobowe czy inne dane poufne. Podstawowa kwestia to usystematyzowanie i odpowiednie posegregowanie materiałów, a następnie umieszczenie ich w pudełkach lub skrzyniach archiwizacyjnych, które mają sztywne ścianki i można je zamknąć lub zabezpieczyć taśmą. Warto zadbać, aby kartony nie były przeciążone, ponieważ utrudnia to ich przestawianie oraz może grozić rozerwaniem. Jeśli w dokumentach znajdują się informacje poufne, rozsądnym pomysłem jest zaplombowanie pudeł. W wielu firmach cenne informacje pozostają w segmencie IT – tam kluczowe są nośniki pamięci, dyski z archiwami bądź serwery, wymagające odpowiedniego transportu.
Jak uniknąć utraty danych podczas przeprowadzki firmy?
Ryzyko utraty danych dotyczy w dużej mierze urządzeń zawierających dyski twarde lub inne nośniki informacji. Zanim nastąpi właściwa przeprowadzka biura, zespół IT powinien utworzyć kopie zapasowe szczególnie istotnych plików. Dobrym rozwiązaniem będzie przechowywanie backupów w zewnętrznej chmurze lub na serwerach w innej lokalizacji. Gdy używane są serwery lokalne można zaplanować całą przeprowadzkę tak, aby czas przestoju był jak najkrótszy – chodzi o to, żeby urządzenia nie przebywały długo w transporcie. Serwer, routery i inne kluczowe elementy infrastruktury najlepiej spakować w tzw. racki transportowe albo skrzynie z pianką, gdzie każdy moduł będzie pewnie unieruchomiony.
Jak zapakować komputer do wysyłki?
Gdy zachodzi konieczność wysłania lub transportowania komputera dość daleko, trzeba zadbać o zestaw właściwych materiałów opakowaniowych. Najlepsza opcja to oryginalne pudełko, w którym komputer został pierwotnie dostarczony od producenta, wraz z formowanymi elementami styropianowymi. Jeśli takie opakowanie nie jest już dostępne, pomocna będzie gruba folia bąbelkowa, wypełniacze z pianki oraz solidny karton.
Jak zabezpieczyć komputer pracownika?
Najlepiej, aby każdy komputer stacjonarny został opisany nazwiskiem lub nazwą działu – znacznie ułatwia to rozróżnienie sprzętu w nowym miejscu. Znika wtedy ryzyko zgubienia czy pomylenia akcesoriów. Każdy pracownik powinien też opatrzyć swój komputer nalepką z informacjami, do którego pomieszczenia w docelowej siedzibie ma on trafić.
